PENGERTIAN KOMUNIKASI ORGANISASI
Pada dasarnya,
organisasi merupakan suatu sarana yang secara struktural menggabungkan sejumlah
sumberdaya potensial maupun aktual, yang secara garis besar berisikan dua jenis
sumberdaya, yakni
1.
sumberdaya manusia
2.
sumber daya teknis
Sumberdaya manusia
meliputi tenaga
otot, pendidikan, ketrampilan, keahlian, pengalaman, gagasan, ide, harapan- harapan,
spiritual bahkan harapan-harapan.
Sumber daya teknis
meliputi bahan
baku, peralatan serta modal.
Secara keseluruhan segala hal ini
dapat memberikan atau menjadi dasar dorongan dan arah bago aktifitas yang
bersangkutan.
Semua
organisasi baik dalam skala besar maupun skala kecil, mendefenisikan organisasi
paling tidak memiliki tiga karakteristik yakni:
a.
Orang-orang/ Manusia
b.
Tujuan
c.
Keterbatasan perilaku anggota
Chruden dan
sherman. Jr memandang hakekat dari organisasi dipandang dari dua sisi yakni
konsep statis dan dinamis atau disebut juga proses. Pengertian Statis
dimaksudkan merujuk pada fungsi organisasi sebagai wadah, sarana atau tempat
yang menggambarkan susunan hirarki atau struktur dari jenjang jabatan, fungsi
serta wewenang, hak dan kewajiban. Dalam kata lain, dapat disebut juga bahwa
organisasi merupakan saran untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama.
Pengertian dinamis, organisasi merupakan suatu proses interaksi antara
berbagai bidang dan fungsi dalam meningkatkan kerja sama dan koordinasi tinggi
guna mencapai sasaran dan tujuan bersama.
Organisasi merupakan aktifitas koordinasi rasional dan
formal kegiatan sejumlah manusia yang berusaha mencapai beberapa sasaran dan
tujuan umum maupun khusus, melalui pembagian kerja dan fungsi melalui jenjang
otoritas dan tanggung jawab yang hirarkis. Dalam perspektif komunikasi,
pengertian organisasi lebih menekankan pada aspek dinamis atau proses sharing
informasi dan pengertian yang berkesinambungan. Mengirim, menerima pesan
dalam saluran komuikasi baik saluran formal maupun informal.
Car Weick, memandang organisasi lebih
berbicara pada proses mengorganisasi daripada organisasi itu sendiri. Dengan
kata lain, organisasi tidak sebagai struktur, kesatuan, atau kelembagaan,
tetapi lebih dari sebagai aktifitas, proses dinamis mengorganisasi.
Sebab pada dasarnya inti dari proses organisasi adalah mengambil dan membuat
keputusan, dimana proses tersebut tidak lain adalah proses komunikasi itu
sendiri.
Gerakd L Pepper, mengungkapkan bahwa komunikasi
bukanlah sesuatu bagian atau elemen yang mengisi dan terjadi di dalam
organisasi. Meskipun dalam arti sempit komunikasi adalah semacam alat yang
di gunakan oleh para anggotanya untuk penyelesaian berbagai tugas pekerjaannya.
Namun, pada dasarnya komunikasi itu adalah komunikasi itu sendiri dan
sebaliknya organisasi adalah komunikasi itu sendiri juga.
Dalam pemikiran sederhana, disiplin komunikasi secara umum
dan komunikasi organisasi khususnya, ilmu komunikasi memberi kontribusi
terutama pada pengkajian yang berfokus pada masalah-masalah apa dan bagaimana
mencapai sasaran dan tujuan organisasi dimaksud, strategi dan taktik untuk
mencapainya.
Secara khusus, kontribusi disiplin ilmu komunikasi terutama
dalam mempertanyakan apa serta bagaimana bentuk komunikasi yang digunakan agar
komunikasi dapat berlangsusng secara efektif dan efisien. Bagaimana prosesnya,
metode dan teknik apa yang digunakan secara efektif. Media apa yang digunakan,
faktor apa yang mendorong dan yang menghambat efektifitas dan efesiensi
komunikasi dalam situasi, kondisi, dan konteks baik lingkungan internal maupun
eksternal organisasi tersebut.
Komunikasi organisasi sangat diwarnai oleh eksistensi
organisasi itu sendiri, dalam dimensi statis, maupun dinamis/ proses. Dalam
organisasi menurut aspek dinamis, terdapat struktur, iklim, budaya, jenjang
kepangkatan, status kerja, wewenang, tugas fungsi, spesialisasi tugas dan
tanggung jawab, dan semua hal yang berhubungan dengan struktur formal.
Keseluruhan hal tersebut akan memberi warna pada dipilihnya desain pola
perilaku komunikatif apa dan bagaimana yang akan diterapkan oleh manajemen yang
bersangkutan.
Corbett mengatakan bahwa sedikitnya
komunikasi organisasi memiliki dua peran penting yakni: Pertama dan
terutama, memperkuat tugas dasar organisasi, menyebarluaskan informasi dan
pengetahuan yang terjadi dalam tujuan dan strategi, serta memberi inspirasi,
memelihara rasa keterhubungan satu sama lain dalam minat, membangkitkan dan
memelihara semangat kelompok kerja diantara karyawan. Kedua, pesan-
pesan, informasi, ide-ide, dan gagasan disampaikan kepada semua karyawan
sehingga mengarah dan mempersiapkan pada proses pengambilan keputusan yang
lebih baik, dan lebih menaruh perhatian dalam tindakan kelompok kerja lebih
baik.
Berdasarkan pandangan ini dapat disimpulkan bahwa Komunikasi
Internal Organisasi memegang peran dan fungsi yang sangat penting bagi setiap
organisasi.
Saluran Komunikasi Organisasi
Dalam konteks organisasi, arus
komunikasi mengalir secara formal mengikuti saluran formal sesuai desain
struktur organisasi. Secara tradisional ada tiga arah utama arus pesan dan
informasi yang mengalir lewat saluran formal yaitu:
1. Saluran Komunikasi
Vertikal
Arus saluran komunikasi ini terdiri
atas dua bagian yakni arus komunikasi vertikal kebawah (Downward
Communication) dan arus komunikasi vertikal keatas (Upward Communication).
a.
Komunikasi vertikal arus kebawah (Downward
Communication)
merupakan bentuk
komunikasi vertikal dari atasan kepada bawahan. Komunikasi ini merupakan
komunikasi yang biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan dari pihak atasan
sebuah organisasi perusahaan kepada para karyawannya.
Pada aktivitas
komunikasi ini, para atasan memberikan berbagai informasi relevan dengan
pekerjaan dan organisasi seperti instruksi, perintah, pentunjuk pelaksanaan
kerja (metode dan prosedur kerja), penghargaan dan penjelasan tentang berbagai
yang diperlukan, manakala terjadi perubahan diluar kelaziman, persuasi, atau
motivasi dan bahkan juga hukuman. Termasuk juga penghargaan, pujian, pengakuan
verbal terhadap keberhasilan dan prestasi yang berhasil diraih karyawan dan
kelompok kerjanya (William J Corbett : 1989)
Kemunduran yang dirasakan oleh karyawan ada beberapa
faktor seperti pertumbuhan organisasi yang menyebabkan isolasi beberapa bagian
atau departemen, hilangnya arah dan kejelasan sasaran dan tujuan organisasi
karena kurangnya komunikasi yang disebabkan isolasi terhadap bagian/departemen
organisasi tertentu, tidak adanya audit internal terhadap komunikasi
organisasi, tidak jelasnya siapakah yang bertanggungjawab akan keberadaan
jaringan komunikasi formal kebawah yang efektif, apakah manajer atas, menengah
atau tingkat supervisor, pemisahan personal supervisor dengan yang bukan
supervisor.
Berdasarkan hal ini perlu dilakukan segera perbaikan
kepada jaringan komunikasi formal kebawah ini, agar pesan dan informasi yang
relevan dalam kualitas dan kuantitas mengalir jelas keseluruh bagian dalam
organisasi. Beberapa usaha memperbaiki kendala arus komunikasi bawah ini
adalah:
-
Membangun tujuan
yang jelas dan realistis oleh manajer
-
Mempertimbangkan
dan memperhatikan isi pesan yang akan disampaikan
-
Mempertimbangkan
cara dan teknik yang harus dilakukan agar pesan yang disampaikan dapat diterima
oleh bawahan secara tepat.
b. Komunikasi vertikal arus keatas (Upward
Communication) Arus komunikasi ini merupakan arus komunikasi dari bawahan
kepada atasan. Dapat disebutkan juga bahwa komunikasi yang dilakukan oleh
karyawan kepada perusahaan.misalnya berbentuk pelaksanaan perintah berbentuk
lisan maupun tulisan atau juga laporan hasil dari pekerjaan, serta sumbang
saran dari pihak pekerja kepada pimpinan perusahaan. Adapun tujuan dari
komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan
pertanyaan. Menurut pace 1989 dalam (Muhammad : 1995) komunikasi Ketas memiliki
beberapa fungsi yaitu:
-
Dengan adanya
komunikasi ketas , supervisor dapat mengetahui kapan bawahan nya siap untuk
diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang
disampaikan karyawan.
-
Arus komunikasi
keatas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan
-
Memperkuat
apresiasi dan loyalita karyawan terhadap organisasi derngan jalan memberikan
kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran- saran
tentang jalannya organisasi.
-
Komunikasi keatas
membolehkan, bahkan memdorong desas- desus muncul dan membiakan supervisor
mengetahuinya.
-
Komunikasi keatas
menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti
yang dimaksudkan dari arus informasi kebawah.
-
Komunikasi keatas
membantu karyawan mengatasi masalah- masalah pekerjaan mereka dan memperkuat
keterlibatan mereka dalam tugas- tugasnya dan organisasi.
Melalui
komunikasi keatas seorang pimpinan mengharapkan mendapatkan informasi dari
bawahan mengenai kegiatannya, hasil yang dicapai. Masalah yang dihadapi,
menerima saran dan memberikan solusi berupa ide dan gagasan bagi penyempurnaan
divisi dimana karyawan itu berada. Mendapatkan informasi mengenai pikiran dan
perasaan meraka mengenai pekerjaan yang mereka hadapi di perusahaan, dimana
karyawan itu bekerja.
2.
Saluran Komunikasi Horizontal
Merupakan komunikasi sejajar yang berlangsung
antarkaryawan dalam sebuah organisasi ataupun perusahaan. Informasi ini bisa
berupa informasi mengenai pekerjaan, pendidikan atau pelatihan mengenai
pekerjaan karyawan.informasi ini juga dapat berupa informasi mengenai kegiatan
diluar kerja (kedinasan) dalam bentuk olahraga, keagamaan, kekeluargaan,
kesejahteraan dan aktivitas sosial lainnya.
Adapun
tujuan komunikasi Horizontal adalah :
-
Saling
membagikan informasi untuk perencanaan
dan aktivitas-aktivitas. Ide dari banyak orang akan lebih baik dari pada ide
dari satu orang. Oleh karena itu, komunikasi horizontal sangat diperlukan
mencari ide yang lebih baik dan saling membagi informasi untuk membuat
perencanaan apa yang mereka lakukan.
-
Memecahkan
masalah yang timbul diantara
orang-orang yang berada dalam tingkat yang sama.
-
Menyelesaikan
konflik diantara anggota yang ada
dalam bagian organisasi dan juga antara bagian dengan bagian lainnya. Dengan
adanya penyelesaian konflik ini maka akan tercipta iklim organisasi yang baik.
-
Mengembangkan
dukungan sesama karyawan. Karena
sebagian besar waktu mereka berinteraksi dengan temannya maka secara tidak
langsung mereka memperoleh dukungan dari hubungan interpersonal dari temannya.
Ini akan memperkuat hubungan diantara sesama karyawan dan akan membantu
kekompakan dalam bekerja.
3.
Saluran Komunikasi Informal
Saluran komunikasi ini sering juga disebut dengan
saluran komunikasi benalu (Grapevine). Dikatakan demikian karena jenis
saluran ini dalam struktur organisasi sebenarnya tidak diharapkan atau tidak
diakui secara rsmi oleh manajemen keberadaannya.
Keberadaan saluran informal dalam organisasi ini
timbul karena adanya kebutuhan informasi relevan, akurat, lengkap dalam tempo
waktu yang relatif singkat. Kebutuhan informasi ini dimaksud untuk memberikan
jaminan kepastian rasa aman atau mengurangi ketidakpastian yang dihadapi yang
berkaitan dengan pekerjaan dan lingkungan kerja.
Davis (1953)
mengatakan tumbuhnya saluran komunikasi informal inididorong beberapa hal :
-
Pada tiap tingkat
organisasi, sekalipun pada tingkat tertinggi, selalu terdapat anggota kelompok
yang terisolasi atau menerima informasi sangat terlambat bahkan tidak menerima
sama sekali.
-
Proses mekanisme
formal untuk komunikasi seperti: pertemuan berkala, tatap muka, dan media
formal lainnya dirasa cukup lambat dan tak lengkap.
-
Komunikasi
interpersonal formal dan informal berlangsung terlalu sering dan sangat cepat.
-
Dalam struktur
organisasi, terdapat pembatasan antara tingkat empat dan lima, dalam situasi
demikian, aliran informasi terlambat.
-
Lebih dari
setengahnya, informasi dimaksudkan sampai kepada karyawan melompat dari proses
saluran formal yang ada.
-
Satu unit
informasi cenderung lebih banyak bersifat mengalir searah daripada dua arah.
Public Relations
Pada dasarnya
tujuan umum dari program kerja dan berbagai aktivitas Public Relation adalah
cara menciptakan hubungan harmonis antara organisasi/perusahaan yang
diwakilinya dengan publiknya atau stakeholder sasaran khalayak yang terkait.
Hasil yang diharapkan adalah terciptanya citra positif (good image),
kemauan baik (good will), saling
menghargai (mutual appreciation), saling timbul pengertian (mutual
understanding), toleransi (tolerance) antara kedua belah pihak.
Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk
mengelola berbagai aktivitas PR tersebut dapat diwujudkan jika teorganiasi
dengan baik melalui manajemen yang dikelola secara professional dan dapat
dipertangungjawabkan hasil atau sasarannya. Hal tersebut juga dapat diwujudkan
jika adanya pertukaran pendapat, pesan dan informasi yang jelas serta mudah
dimengerti oleh kedua belah pihak yang terlibat komunikator dan komunikan di
mana pertukaran informasi dilakukan melalui system saluran (channel),
media massa atau bentuk media non massa lainnya. Semua itu dapat dimanfaatkan
sebagai alat (tool) untuk kegiatan atau aktivitas komunikasi dua arah
timbal balik (reciprocal two ways traffic communication) sehingga
diperoleh pencapaian umpan balik (feed back) yang positif.
Perencanaan, pengorganisasian, pengkomunikasian hingga
pengevaluasian suatu program kerja PR melalui berbagai aktivitas yang
dilaksanakan oleh public relations. Aktivitas praktisi PR di lapangan mencakup
sebagai konseptor (Conceptor), penasihat (counselor), komunikator
(communicator) dan penilai (evaluator) yang handal. Oleh karena
itu menjadi memiliki kemampuan memecahkan berbagai macam masalah yang
dihadapinya dalam organisasi.
Scott M. Cutlip & Allen H. Center (Prentice –
Hall), Inc. 1982 : 139), menyatakan
bahwa proses perencanaan program kerja melalui proses empat tahapan atau
langkah-langkah pokok yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja
kehumasan adalah :
1. Penelitian dan Mendengarkan (Research – Listening)
Dalam tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan
dengan opini, sikap dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan
kebijaksanaan-kebijaksanaan suatu organisasi. Setelah itu baru dilakukan
pengevaluasian fakta-fakta, dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan
berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang
berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yaitu “What’s our problem?
(Apa yang menjadi problem kita).
2. Perencanaan dan mengambil Keputusan (Planning –
Decision)
Dalam tahap ini sikap, opini, ide-ide dan reaksi yang
berkaitan dengan kebijaksanaan serta penetapan program kerja organisasi yang
sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak yang berkepentingan
mulai diberikan : “Here what we can do?(apa yang dapat kita kerjakan).
3. Mengkomunikasikan dan pelaksanaan (Communication –
Action)
Dalam tahap ini informasi yang berkenaan dengna
langkah-langkah yang akan dilakukan dijelaskan sehingga mampu menimbulkan
kesan-kesan yang secara efektif dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap
penting dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi
untuk memberikan dukungan sepenuhnya : “Here’s what we did and why? (Apa
yang telah kita lakukan dan mengapa begitu).
4. Mengevaluasi (Evaluation)
Pada tahapan ini, pihak public relations/Humas
mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau
aktivitas Humas yang telah dilaksanakan. Termasuk mengevaluasi keefektivitasan
dari teknik-teknik manajemen dan komunikasi yang telah dipergunakan : “How
did we do? (Bagaimana yang telah kita lakukan)
Tiap tahapan dari keempat tahapan yang disebutkan di
atas saling berkaitan erat satu dengan yang lainnya. Artinya tahapan satu
dengan tahapan yang lainnya saling berhubungan erat dan tidak dapat
dipisah-pisahkan.
Setiap tahap dari proses kerja PR di atas, sama
pentingnya bagi terlaksanannya suatu program PR yang efektif. Sayangnya banyak
di antara praktisi PR yang kurang menyadari akan hal tersebut sehingga dalam
menentukan dan melaksanakan program mereka seringkali mengabaikan tahap-tahap
di atas. Tahap yang paling sering diabaikan adalah penelitian, perencanaan dan
evaluasi. Sebaliknya, banyak di antara mereka yang terlalu banyak memfokuskan
pekerjaanya pada publisitas, yang sebenarnya akan secara otomatis muncul
apabila program PR dirancang berdasarkan penelitian, perencanaan dan evaluasi
yang serius.
Proses kerja PR merupakan satu kesatuan perencanaan
yang secara sirkuler terus menerus berlangsung. Melalui observasi yang pernah
dilakukan, diketahui bahwa proses analisis-analisis komunikasi interpretasi
dari kerja PR, merupakan proses yang berkesinambungan dalam bentuk spiral dan
seringkali tumpang tindih antara satu dengan yang lainnya. Kalau diuraikan dan
digambarkan, maka lingkaran dan langkah-langkah kegiatan PR adalah sebagai
berikut :
1. Menganalisis perilaku umum dan hubungan organisasi
terhadap lingkungan ;
2. Menentukan dan memahami secara benar perilaku
tiap-tiap kelompok terhadap organisasi.
3. Menganalisis tingkat opini public, baik yang intern
maupun yang ekstern.
4. Mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan,
masalah-masalah yang potensial, kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.
5. Menentukan formulasi dan merumuskan
kebijakan-kebijakan.
6. Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk
meningkatkan atau mengubah perilaku kelompok masyarakat sasaran.
7. Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas
sesuai dengan program yang telah direncanakan.
8. Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian
mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan.
Konsekuensi dari proses perencanaan kerja PR seperti
di atas adalah tuntutan terhadap kemampuan tinggi dari para praktisi PR dapat
berperan ganda dalam menjalankan tugasnya. Suatu saat, apabila pimpinan ingin
mengetahui secara pasti mengenai reaksi public terhadap salah satu
kebijaksanaan organisasinya dan PR harus bisa mengemukakan fakta-fakta yang
diperlukan. Lain waktu jika menghadiri pertemuan dengan staf bagian pemasaran
dan periklananan yang membahas rencana perkenalan produk baru, maka pihak PR
harus siap untuk menunjang usaha tersebut. Pada hari yang sama dia mungkin
bertindak sebagai komunikator ataupun penerjemah, apabila pada saat itu
berhadapan dengan para wartawan yang ingin mendapatkan keterangan tentang
program dan kebijaksnaan yang dijalankan oleh organisasi.
Internal Public Relations
Untuk itulah
peranan, fungsi dan tugas seorang Public Relations Officer untuk membina
hubungan komunikasi masyarakat internal. Peranan tersebut menuntut seseoang
praktisi PR untuk dapat menjadi corong informasi dari para karyawan kepada
pihak perusahaan, atau sebaliknya mampu bertindak sebagai mediator dan bidang
dan tanggung jawabnya masing-masing.
Disamping itu
pihak Humas mampu mempertemukan atau menyampaikan tujuan dan
keinginan-keinginan dari pihak karyawan kepada perusahaan atau sebaliknya dari
pihak perusahaan terhadap para karyawannya (bertindak sebagai komunikator dan
mediator). Komunikasi internal timbal balik yang dilaksanakan oleh PR tersebut
dapat dilakukan melalui beberapa jalur.
a. Komunikasi arus ke bawah
(downward communication), yakni dari pihak perusahaan kepada para
karyawannya. Misalnya berupa perintah pimpinan, instruksi, dan informasi
spesifikasi teknis suatu pekerjaan yang akan diberikan kepada bawahannya. Media
yang dipergunakan dalam bentuk komunikasi lisan (perintah dan instruksi), dan
tulisan (nota dinas, peraturan, surat edaran dan lain-lain).
b. Komunikasi arus ke atas
(upward communication), yaitu dari pihak karyawan kepada perusahaan.
Misalnya berbentuk pelaksanaan perintah berbentuk tulisn dan lisan, atau laporan hail dari pekerjaan, serta
sumbang saran dari pihak pekerja kepada pimpinan perusahaan. Media komunikasi
baik dalam bentuk lisan maupun tulisan (laporan dan informasi) mengenai
pelaksanaan tugas.
c.
Komunikasi sejajar (sideways communication) yang berlangsung antar karyawan. Misalnya informasi
mengenai pekerjaan atau menyangkut kegiatan pendidikan dan pelatihan lainnya,
dapat juga mengenai kegiatan di luar pekerjaan (kedinasan) dalam bentuk
olahraga, keagamaan, kekeluargaan, kesejahteraan dan aktivitas social
kepegawaian lain sebagainya. Biasanya yang dipakai sebagai media komunikasi
adalah berupa pemberitahuan, pengumuman, sampai kepada penggunaan media Humas (Media
of Public Relations), yaitu seperti bulletin, majalah internal dan news
letter.
Komunikasi hubungan masyarakat internal itu dapat
menjadi komunikasi yang efektif, apabila :
-
Adanya
keterbukaan manajemen perusahaan (open management system), terhadap para
karyawannya.
-
Saling
menghormati atau menghargai (mutual appreciation) antara satu sama lain,
baik ia bertindak sebagai pimpinan maupun sebagai bawahan demi tercapainya
tujuan utama perusahaan.
-
Adanya kesadaran
atau pengakuan dari pihak perusahan akan nilai-nilai dari arti pentingnya suatu
komunikasi timbal balik dengan para karyawannya.
-
Keberadaan
seorang PR, yang tidak hanya memiliki ketrampilan (skill) dan
berpengalaman sebagai seorang komunikator, mediator dan hingga persuader,
tetapi juga harus didukung dengan sumber-sumber daya teknis yang canggih dan
sekaligus sebagai media komunikasinya, seperti kemampuan mengelola dan membuat
media komunikasi seperti : House PR Journal, Internal Magazine, Video and
Cassetes Recording, Slide film presentation special Events Programmes, dan
media pertemuan sebagai media komunikasi internal.
Kegiatan
Employee Relations
Maksud dan tujuan kegiatan komunikasi hubungan
masyarakat internal yang dilaksanakan oleh PR melalui program kerja Employee
Relations, antara lain sebagai berikut :
a. Sebagai sarana komunikasi internal secara timbal balik
yang dipergunakan dalam suatu organisasi/perusahaan.
b. Untuk menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan
komunikasi antara manajemen perusahaan dengan para karyawannya.
c. Sebagai sarana saluran atau alat komunikasai dalam
upaya menjelaskan tentang kebijaksanaan, peraturan dan ketatakerjaan dalam
sebuah organisasi/perusahaan.
d. Sebagai media komunikasi internal bagi pihak karyawan
untuk menyampaikan keinginan-keinginan atau sumbang saran dan informasi serta
laporan kepada pihak manajemen perusahaan (pimpinan).
Selanjutnya
kegiatan Employee Relations dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat
dilaksanakan dalam bentuk berbagai macam aktivitas dan program, seperti :
1. Program pendidian dan pelatihan
Program
pendidikan dan pelatihan dilaksankaan oleh perusahaan, dalam upaya meningkatkan
kinerja an ketrampilan (skill) karyawan, an kualitas maupun kuantitas
pemberian jasa pelayanan dan lain sebagainya
2. Program
motivasi kerja berprestasi.
Program
tersebut dikenal dengan istilah Achievement Motivation Training (AMT),
di mana dalam pelatihan tersebut diharapkan dapat mempertemukan antara motivasi
dan prestasi (etos) kerja serta disiplin karyawan dengan harapan-harapan atau
keinginan dari pihak perusahaan dalam mencapai produktivitasyang tinggi.
3. Program
penghargaan
Program
penghargaan yang dimaksudkan di sini adalah upaya pihak perusahaan (pimpinan)
memberikan suatu penghargaan kepada para karyawan, baik yang berprestasi kerja
maupun cukup lama masa pengabdian pekerjaan. Dalam hal ini, penghargaan yang
diberikan itu akan menimbulkan loyalitas dan rasa memiliki (sense of
belonging) yang tinggi terhadap perusahaan.
4. Program acara
khusus (Special Events)
Yakni
merupakan program khusus yang sengaja dirancang di luar bidang pekerjaan
sehari-hari, misalnya dalam rangka luar bidang pekerjaan sehari-hari, misalnya
dalam rangka event ulang tahun perusahaan, diadakan berpiknik bersama agamaan,
olahraga, lomba dan hingga berpiknik bersama agamaan, olahraga, lomba dan
hingga berpiknik bersama yang dihadiri oleh pimpnan dan semua para karyawannya.
Yang dimaksudkan untuk menumbuhkan rasa keakraban bersama di antara sesama
karyawan dan pimpinan.
5. Program Media Komunikasi Internal
Membentuk
media komunikasi internal melalui bulletin, news release (majalah
dinding) dan majalah perusahaan/PR yang berisikan pesan, informasi dan berita
yang berkaitan dengan kegiatan antar karyawan atau perusahaan dan pimpinan.
Teori
Motivasi
Prestasi kerja seorang karyawan kadang-kadang tidak
sama dengan kecakapan yang dimilikinya. Memang faktor penyebabnya tidak sama
antara karyawan yang satu dengan yang lainnya. Faktor penyebab ini tergantung
dari orangnya sendiri atau lingkungan kerjanya. Tidak sesuainya prestasi kerja
dengan kecapakannya itu bagi seorang karyawan mungkin karena tidak mempunyai
kemauan, bisa juga karena tidak menyukai pemimpinnya, atau dapat juga karena
kekurangan energi, dan lain sebagainya.
Dalam psikologi keadaan seperti itu dikatakan sebagai
berikut : bukan kecakapan (ability) yang kurang, melainkan motivasi (motivation)
yang kurang atau tidak ada. Motifnya yang tidak kuat, sehingga hasil
pekerjaanya, tidak sesuai dngan kecakapannya.
Motivasi adalah kegiatan memberikan dorongan kepada
seseorang atau diri sendiri untuk mengambil suatu tindakan yang dikehendaki.
Jadi motivasi, berarti membangkitkan motif, membangkitkan gaya gerak, atau
menggerakkan seseorang atau diri sendiri untuk berbuat sesuatu dalam rangka
mencapai suatu kepuasan atau suatu tujuan. Dimana motif adalah kondisi sseorang
yang mendorong untuk mencari suatu kepuasan atau mencapai suatu tujuan.
Fungsi PR dalam manajemen ialah memotivasi para
karyawan, membangkitkan motif mereka, menggugah daya gerak mereka untuk bekerja
lebih giat. Jadi jika dalam memotivasi para karyawan akan menggunakan kata-kata,
makna kata-kata itu harus positif, mengandung kebijaksanaan, menimbulkan sikap
optimitis, bukan kata-kata negatif yang menjatuhkan mental sebagai contoh
adalah salah sekali bila berkata kepada seorang karyawan sebagai berikut “Bodoh
sekali kamu. Yang begitu saja tidak bisa kamu kerjakan”. Adalah lebih baik jika
berkata seperti ini “ Sebetulnya saudara bisa mengerjakannya lebih baik. Coba
kerjakan lebih cermat”.
Eksperimen
Motivasi
Eksperimen
pertama
Seorang ahli ilmu jiwa R.S. Woodworth telah
mengadakan beberapa eksperimen mengenai motivasi ini, yang hasilnya disarankan
untuk dipraktekkan dalam kelompok kekaryaan. Salah satu diantarannya ialah
persaingan (Competition) dalam percobaan ini diambil seorang karyawan
yang sedang bekerja. Sebagai hasil pekerjaanya ia memperoleh jumlah tertentu,
kemudian ia digantikan oleh karyawan lain yang diperkirakan lebih tinggi jumlah
hasilnya. Karyawan yang pertama tadi disuruh menyakikannya. Setelah melihat
kawan yang menggantikannya itu berprestasi lebih tinggi, karyawan yang pertama
tadi berusaha dengan sungguh-sungguh untuk menyamai hasil kerja saingannya
tadi.
Eksperimen
kedua
ialah dengan cara bersaing sendiri (self
competition). Ini sederhana saja. Berikan kepada seorang karyawan sebuah
pekerjaan. Lalu berikanlah kepadanya kesempatan untuk mencoba beberapa kali
lagi. Tetapi sebelumnya perlihatkan dulu hasil percobaan yang pertama. Ia
berusaha agar berhasil lebih baik daripada sebelumnya.
Eksperimen
ketiga
ialah dengan cara membuat jarak (pace making). Eksperimen
ini sebenarnya dilakukan di luar situasi kerja, tetapi dapat dipraktekkan dalam
pekerjaan. Eksperimen dilakukan terhadap seorang pelari. Seorang pelari, akan
lari lebih cepat jika di depannya terdapat seorang pengendara sepeda sebagai pembuat
jarak (pace maker) yang terus menerus berada di depannya. Si pembuat
jarak bukanlah saingan yang sebenarnya, dan si pelaripun tidak ingin
menyusulkannya. Jadi apakah gunanya pembuat jarak itu? Ia merupakan tujuan terdekat
selalu berada dekat didepan si pelari, sehingga pelari itu sadar saat ke saat
selalu berusaha sebaik-baiknya agar jaraknya dengan pace maker itu tetap.
Sedang untuk tujuan yang lebih jauh daya pendorongnya kurang. Eksperimen ini
menunjukkan betapa pentingnya tujuan yang dekat dan dapat dilihat. Dalam
situasi kerja pun demikian. Target yang dekat akan menimbulkan daya dorong yang
lebih besar daripada target yang jauh untuk dicapai.
Ketiga eksperimen tersebut telah menggunakan
perangsang-perangsang. Dan perangsang-perangsang itu telah menimbulkan motif
serta menggerakkan motif itu untuk mencapai tujuan.
Untuk meningkatkan suatu hasil karya, perlu sekali
diadakan tujuan yang tegas dan jelas. Tanpa tujuan yang tegas dan jelas, tanpa
tujuan yang definitive kemungkinan besar para karyawan tiak bekeja giat
sebagaimana diharapkan. Tujuan itu harus yang memang dapat dicapai. Jika tujuan
akhir memang jauh hendaknya dibuat tujuan sementara yang lebih dekat yang dapat
dicapai dengan segera akan menimbulkan usaha yang lebih giat. Sehubungan dengan
itu, semakin jelas terlihat cara-cara untuk mencapainya. Ini berlainan dengan
tujuan yang samar-samar, karena itu pula, dalam rangka mencapai suatu tujuan,
terlebih dahulu perlu dicari metode-metode yang tepat dan alat yang tepat.
Dalam pelaksanaanya baik sekali kesempatan untuk memperbincangkan, biasanya
sukses tidaknya suatu pekerjaan menyangkut harga diri orang-orang yang
mengerjakannya. Para karyawan akan merasa bangga, jika apa yang dikerjakannya
berhasil dengan sukses. Sebaliknya akan kecut hatinya apabila gagal. Orang yang
ikut membicarakan suatu pekerjaan yang akan dilaksanakannya, akan mempunyai
rasa tanggungjawab. Karena mereka akan bekerja giat demi prestise dirinya dan
kelompoknya.
Diskusi di antara para karyawan mengenai pelaksanaan
suatu pekejaan merupakan laboratorium untuk memotivasi mereka, untuk
membangkitkan motif-motif mereka, untuk menggerakkan mereka bekerja lebih giat,
sehingga tujuan yang akan dicapai oleh mereka dengan semangat kerja-sama.
Motivasi adalah seni, tetapi seni yang dapat dipelajari dan dipratekkan oleh
siapa saja.
Proses
Motivasi
Motivasi merupakan sebuah predis posisi untuk
bertindak dengan cara yang khusus dan terarah pada tujuan tertentu sekalipun
rumusan tentang rumusan motivasi dibatasi hingga purposif atau yang diarahkan
pada tujuan.
Manusia sebagai mahluk sosial berusaha untuk memenuhi
kebutuhan, keinginan dan expektansi. Kebutuhan, keinginan dan expektansi
tersebut menimbulkan ketegangan-ketegangan pada para manajer, yang di anggap
mereka kurang menyenangkan. Dengan anggapan bahwa perilaku khusus tertentu
dapat mengurangi perasaan yang dimiliki,maka hal tersebut menyebabkan orang
yang bersangkutan berperilaku. Perilaku tersebut diarahkan kepada tujuan untuk
mengurangi kondisi ketegangan tersebut. Dimulainya perilaku tersebut
menyebabkan timbulnya petunjuk-petunjuk yang memberikan umpan balik (informasi)
kepada orang yang bersangkutan tentang dampak perilaku.
Fungsi Motivasi
Motivasi
mendorong timbulnya kelakuan dan mempengaruhi serta merubah kelakuan. Fungsi
motivasi tersebut adalah:
1.
Mendorong timbulnya kelakuan atau suatu
perbuatan. Tanpa motivasi tidak akan timbul sesuatu tindakan atau perbuatan.
2.
Motivasi berfungsi sebagai pengaruh artinya
mengarahkan perbuatan untuk mencapai tujuan yang di inginkan.
3.
Motivasi berfungsi sebagai penggerak. Besar
kecilnya motivasi akan menentukan cepat atau lambatnya suatu pekerjaan.
Tujuan Motivasi
Manajer atau
pimpianan yang berhasil dalam hal motivasi karyawan seringkali menyediakan
suatu lingkungan dimana tujuan-tujuan tepat tersedia untuk memenuhi kebutuhan.
Tujuan-tujuan motivasi tersebut antara lain:
1.
Mendorong gairah dan semangat kerja karyawan
2.
Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan
3.
Meningkatkan produktivitas karyawan
4.
Mempertahankan loyalitas dan kesetabilan
karyawan perusahaan
5.
Meningkatkan kedisiplinan dan menurunkan tingkat
absensi karyawan
6.
Mengefektifkan pengadaan karyawan
7.
Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik
8.
Meningkatkan kreatifitas dan partisipasi
karyawan
9.
Meningkatkan tingkat kesejahteraan karyawan
Daftar
Pustaka
2.
HUMAS membangun
citra dengan komunikasi (H. Frazier Moore, Ph.d.) ROSDA 2005.
3.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar